我國歷代公文體制、名稱、用途簡介

 
為了讓大家較系統地了解我國歷史上公牘的種類、用途及其演變情況,現以近人徐望之《公牘通論》中所列九十餘種從三代到清末民初的公文體制為基礎,參照明代吳訥《文章辯體序說》和徐師曾《文體明辯序說》中有關同一體裁的介紹,並徵引近人許同莘《公牘學史》一書中的有關論述以及《辭源》和其他史籍中的資料,相互補充,撮為此篇,共介紹古代公文一百餘種。其中可能有疏漏訛誤或注釋不解切之處,尚祈不吝指正。

春秋戰國以前的公文體制

【典】典常。是記述的古代帝王法文書,如《尚書》中的《堯典》、《舜典》。

【謨】臣下為君主就國家大事進行策劃謀議的文件。如《尚書》中的《大禹謨》、《皋陶謨》。

【訓】是國君教導臣下的文辭。始見於《尚書·盤庚》:「予告汝訓汝」。孔安國《尚書序》解釋曰:「教導之文曰訓」。有時以下戒上也可用訓,如伊尹對太甲所云,也稱《伊訓》。

【誥】教告眾民,昭告諸候,禁戒、受命之辭。如《尚書》有《湯浩》、《大誥》、《酒誥》,漢唐時代還偶爾使用,宋代則用為授予官職的文書。

 

【誓】宣誓文辭,如出師告祭天地,登壇誓師和征討敵人的檄文。《尚書》有《甘誓》、《湯誓》、《牧誓》。

【命】是命官之辭,大曰命,小曰令。王言同稱命,有的用以命官,如《尚書》中的《說命》;有的用以封爵,如《尚書》中的《微子之命、《蔡仲之命》;有的用以飭職,如《尚書·畢命》;有的用以賞賜,如《尚書·文候之命》。秦並天下,改命為制。

【令】小於命,始見於《尚書·同命》:「發號施令」。上古只有帝王對臣下的言辭稱為令,秦代以後王太子諸侯王對下屬都稱為令。

【教】始見於《尚書·堯典》「敬敷五教」,韋昭《國語》註:「五教,謂父義、母慈、兄友、弟恭、子孝」。秦制,王侯所下達的文書稱為教,大臣也可以使用,漢代薛宣以條教著稱,《漢書》曾錄存其《下賊曹櫞教》是一篇體貼下屬的教令。隋代公候封郡縣者,亦用教。

【方】用木板寫的文書。《儀禮·聘禮》篇:「不及百名書於言」。如果寫在竹簡上,就稱為方策。《中庸》:「文武之政,布在方策」。又作方冊。周代以後不用。

【簡】竹片做的文書,孔穎達說:「簡之所容,一行字耳。」一行可盡者書之於簡,數行可盡者之於方,方所不容者,書之於冊。古代又以「簡書」為軍事上緊急求救的文書。

【契】券據,這是公文中最早的一種,從象形文字「豐」開始,一根竹片上刻了許多道,用以記事立信。周代用作訟獄的判詞,後來發展為兩件文書用同一內容分刻期旁,合起來方完善。這是後世契據的前身。周代券據又有名傅別的,意謂傅(附)著約束於文書,分別為兩。

【判】《說文》刀部,釋為「分」。意指一札判分為二。據《周禮·秋官朝士》:「凡有責者,有判書以治則聽」。鄭註:「判半分而合者,故書判為辨」。根據以上解釋,則「判」為一種古代有證明書、介紹信的作用,與唐宋時代的書判名同而用途實異。

【符】徵信的文書,《周禮·地官》:「門關用符節」。一般是用竹子做的,故從「竹」部,漢朝有「竹使符」、「銅虎符」。古代「合符以發征」,同時也必須驗看附送的文書,作為事實的說明。所以《釋名》說:「符,付也,書所致敕命於上,付使傳引之也。」到了魏晉時代,就直接把所附的文書稱為符了。唐朝作為下行文書的一種,尚書省下於州,州下於縣,縣下於鄉,都用符。宋以後廢除。

 

【璽書】帝五詔敕的別名。古代長途遞送的文書易於破損,所以書於竹簡木牘,兩片合一,縛以繩,在繩結上用泥封固,鈴以璽,所以稱為璽書。《左傳》襄人二十九年:「公還,及方城。季武子取卞,使公冶問,璽書追而與之。」秦始皇以璽書賜太子撫蘇,吳訥《文章辨體序說》中說,漢初有三璽,天子用玉璽以封,故曰璽書。文帝元年,嘗賜南越尉趙陀璽書。徐師曾《文體明辨序說》:其為用,或以告諭,或以答報,或以獎勞,或以責讓,而其體則以委曲懇到、能盡褒警飭之意為工。「後世即以為詔書之別名。唐時還間或有璽書的名稱,五代以後絕不復見。

【上書】戰國以前臣下奏諫陳詞,都用上書的名稱。古代「言筆未分」之時,不分君臣,互相來往都用書,秦雖改書為奏,但因為離古代還不太遠,所以仍然有人用書。唐代偶爾用「書」作為外交文書的一種。唐代以後就很少使用。

【檄】軍事文書。最早出現在史籍的是《史記》載張儀為檄告楚相。這種文書文辭講究誇飾,《文心雕龍》說:「檄者,徼也。宣露於外,檄然明白也。……搖姦宄之膽,訂信慎之心,使百尺之沖,摧折於咫書,萬雉之城,顛墜於一檄者也。」又,漢高祖「以羽檄征天下兵」,把羽毛插在檄文上,表示十萬火急,又稱「羽書」。以漢代,檄文有六種用處:(一)討敵,如陳琳作討曹操的檄文;(二)威敵,向外邦顯示本朝威德;(三)徵召,徵發調遣臣民;(四)曉諭,以人民所重要告示事項;(五)辟吏,拔擢委任下屬;(六)檄迎,迎接蒞臨的上司官員。

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【移書】春秋時的官吏通書函往來,稱為遺書。如《左傳》成公七年,巫臣自晉遺楚子重子反書。又稱為貽書,後轉作移書,如沒劉歆移書讓太常博士。魏晉以後稱為移,唐用於諸司自相質問,名稱不一,故總名公移以概括。清朝用於武營往來和州4縣相交涉公事。

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秦代開始的公文體制

【制】古代王言為命,秦始皇改命為制。漢代制度:帝命有四,其二日制書。唐朝用於賞罰、大除授、改革舊政、寬赦降虜。宋朝專用於拜三公三省等職和罷免大臣。撰制的官員稱為掌制。及元、明、清都有此公文形式。

【詔】昭、告的意思。台皇將古代的令改為詔,凡不屬於「制度之命」者,都以詔下達,為人主專用的文書。漢初帝命有四,其三日詔,唐朝避武后諱,改稱為制,但唐朝中時還有稱詔的。大凡新君即位,都詔告四方,稱為即位詔,皇帝去世有遺詔。

【奏】七國以前,皆稱「上書」。秦始皇改書為奏,成為人臣上書於君主的一種專用文書。由秦漢一直到清朝都沿用這個體裁,它的內容大體上有陳述政事,呈獻典章儀式,反映緊急事變,彈劾罪愆謬行等。

【議】《尚書》說:「議事以制政乃不迷。」決定處理事情的適宜方案稱為議,議者宜也。最早見於文獻的是李斯《上秦皇罷封建議》。到了漢代開始稱為駁議。國有大事,必召集群臣進行廷議,如桓寬編著的《鹽鐵論》記錄了漢昭帝召集賢良、文學六十多人為鹽鐵官營問題展開國策大辯論,即屬此類。

漢代開始應用的公文體制

【策書】漢朝命令中的一種。《漢書》載漢初帝命有四,首日策書。註:「策者,偏簡也。......以命諸侯王公;右三公以罪免,亦賜策。」它的用是由君主自上而下頒布教令,以驅策臣下,當時只用木簡寫,所以稱為策,又與冊通。《周禮》:「凡命諸侯及公卿大夫,則策命之。」魏以後稱冊,隋代用於封拜、哀諱及贈諡;唐代王言有六三日冊,立皇后、太子、封諸王,都用冊;明、清亦多用於類似的冊封,只是冊用的玉金銀銅的等級不同。

【敕】含有飭、戒的意思。使臣下自覺警飭,在政事上不敢怠惰。顧炎武《金石文字記》:「敕者,自上命下之辭。」漢制,天子命令有四,其四日戒書,就戒敕。漢朝新太守上任,皇帝都敕書或相戒約,也用於諭誥外藩及京外官員。漢朝官長對下屬,祖、父對子孫也都可以用敕,如《韋賢敕弘自免太常》、《丙吉教敕乳母》、《王尊教敕功曹》等,後漢改為「敕:。南北朝以後,只限於朝廷使用。唐以後獎諭封贈也用敕,和原議不合了。

【鐵券】最早見於漢初,功臣受封,由朝廷頒賜丹書鐵券。誓詞中把對他們及其子孫後代的信任,比作泰山、黃河一般的永恆。特別是唐代,藩鎮割據,驕橫跋扈,朝廷怕他們反叛,都賜以鐵券,文里言明,雖有重罪,皆可赦免,以籠絡他們,鐵券的形狀如同覆瓦,字用金屑填寫。唐以後廢除。

【棨】漢代的「傳信之符,」即今天的護照,名為棨。用繒帛或刻木製作,分成兩半,在騎縫處書寫,各持一半,出入關時驗看,合得對才准許放行。後來發展為兩聯單,其一為存根,直到清朝職官就職到任,部中發給執照,亦稱文憑,實際上也是護照之類。

【章】漢代定禮儀有四品,其一日章,有時也稱上章,是用於謝恩的文書。到後漢時,間或用於論事進諫或慶賀。魏晉迄隋唐一直沿用,到唐代以後才廢除。

【表】與章性質相同。漢代開始用於陳情。東漢以後,凡屬於論諫、勸請、陳乞、待罪、進獻、推薦、慶賀、慰安、辭(官)解(官)、陳謝(謝官、謝賜)訟理、彈劾等事由,唐宋迄清代,只用於陳謝、慶賀、進獻。此外還有軍事失敗後的降表、大臣薨逝前的遺表。

【封事】漢代的章奏都不封口。只有奏陳秘密事項,防止泄漏,才用黑色口袋,貼上雙重封條呈進,稱為封事。唐代仍用於秘密的進諫。杜甫詩:「明朝有封事,數問夜如何」,遇有進呈密事,連覺也睡不著了。這種封事體裁,元明以後就少見了。後世的密奏、密呈,都是封事的一類。

【疏】下情上達叫做疏上,疏是疏通的意思。也是自漢朝始創的文體,實際上即是奏的一類。唐宋到清代都有這一文體。後世又以奏疏為群臣論諫的總名。但私人書信中也有用疏的名稱的,如陶淵明《與子儼等疏》。

【狀】陳述的意思,分條列舉事實上言於皇帝,又稱奏狀。始創於漢,一直沿用到宋代。唐代近臣上書言事用表,也有時用狀,兩者的區別是表講究文采,狀比較質俗。宋代用奏狀,元代各部對尚書省、明代縣上府州等皆用申狀。明代縣上府州等皆用申狀。明代應天府、太常寺、翰林院等上各部的文書又稱呈狀。

【奏記】漢制,下官言事於上級用奏記,如《後漢書》陶謙上奏記於朱雋。這是漢魏時代的一種公文,也稱為賤。

【白事】告明其事,漢代所用。也屬於奏記一類。

【露布】有四種作用:一、漢代皇帝制書用璽封,但赦令贖令均露布下州郡,《文心雕龍》所謂「露版以宣眾,不可使義隱」;二、公代臣民上書於君主,不緘封的都稱為露布,是別於封緘而言的;三、漢末也把軍中檄文稱為露布;四、北魏迄唐代,用兵獲勝向上奏捷的文書也稱為露布。

【牒】《說文》稱為札。漢代始創,又名簽,六朝時有之。唐代下達上的文書有六種,其第六種稱為牒。有品秩的公文均用牒。明代諸司之間公牘。清代佐貳官及學官行府、州、縣皆用牒。近代外交公牘中還保留了牒的名稱,如通牒即照會。另有最後通牒(哀的美敦書)。

【賤】(本段內賤的原字為牒的左半字與賤的右半字組合,因電腦打字打不出原字,權用賤字代替,下同)亦作箋、賤表。如東漢時,上書皇后、太子、諸王多用賤記。又稱奏箋,用於郡將(如黃香奏箋於江夏)。魏晉以後只稱賤。偶爾亦有以上行下用賤的。明清兩朝,只用於上書慶賀皇后、太子。

【訴狀】呈訴的文書。自漢以來皆有之。唐及五代或稱折狀,其格式格式與奏狀相同。宋以後只稱狀,入民國後,狀的種類有獎狀、委任狀,並成為法院專用文書的一種。

【辭】訟獄供招的文書稱為辭,自具口供則稱為自列。司馬遷《報任安書》:「拳拳之忠,不能自列。」但唐代《百官志》列為六種上達文書之一(表、狀、賤、啟、辭、牒),即不管是否為訴訟文書,都可稱為辭。

【章程】今人稱章程,有規章制度的意義。漢人則專指工程格式而言。

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魏晉時代開始應用的公文體制

【賤命】授官的文書。《世說新語.棲逸》:「既有高名,王丞相(導)欲招禮,故闢為府掾。得賤命......。」

【赦文】赦釋為舍。史書上經常提到赦書的話,但流傳下來的赦文最古的只有魏文帝《赦遼東吏民文》。凡赦大都由於其情節可憐憫,或者事實之可疑,或者因為合於所謂三赦三宥八議之列,所以赦免。後世有大赦之法,為文昭告四方,赦文的體制就產生了。也有人稱之為「德音」。但唐代戒勵風俗的帝王詔書也稱為德音,所以德音與赦文實為兩事。唐宋以後凡有赦免,都要行文。民國用赦令。

【啟】晉人以啟為上言於元首的文書名稱,如山濤《舉崔諒等可補吏部郎啟》薦舉「非但正已,當肥正人」賢才,即有名的《山公啟事》。宋齊梁陳都沿用這一體裁。明代臣下言事於太子、諸王稱為啟本,程式與奏本同。

六朝時代開始應用的公文體制

【賀表】國家遇有重大慶典,臣子獻文頌賀,使用這種文體,多半是四六駢文,始見於六朝,唐宋以後仍然沿用。

【列辭】人民訟獄陳列之辭,一般都比較俚俗,劉勰所謂「列者,陳也。陳列事情,昭然可見也。辭者,舌端之文,通於己人。」

【簽】見《文心雕龍》:「議政未定,故短牒治謀,牒之尤密,謂之簽。簽者,纖密也。」(《文心雕龍.書記》)大概相當於奏記的一種。

【牒狀】訟辭。《魏書.源賀傳附源子恭奏日:『徐州表投化人許團並其弟周等,究其牒狀,周列雲己蕭衍黃門侍郎.....。』案牒推理實有所疑。」南朝稱為牒訴。見孔稚圭《北山移文》。

【告身】委任官職的文憑。《北齊書.傅伏傳》:「周克并州表投化人許團並其弟周等遣韋孝寬與其子世寬來招伏,......即給告身,是沿南北朝的遺制。後又稱告詞,是浩的別名。皆給以符,稱為告身,是沿南北朝的遺制又稱告詞,是誥的別名。唐時以後,官爵冗濫,有空白告身,隨時可填人名(《資治通鑑》二一七唐至德元年載)。明王世貞《委宛余編》:」唐時將相告身用金花五色綾紙,至宋則用織成花綾,以品次有差。:又:「至國朝,考最始給予一品至五品皆誥,六品以下敕,花殊異。」

隋唐時代開始應用的公文體制

【發敕】唐朝制度,廢除或設置州縣,增減官吏,發兵。授予、免除六品以上官職,皆用發敕。

【敕旨】旨,意也。唐代百官奏請朝廷施行的政務,竽帝批答用敕旨。後來又稱旨。自唐迄清,歷代都用此名稱。

【敕書】唐制,皇帝行文臣僚,凡慰諭公卿,誡約朝臣者稱敕書。

【敕牒】始於隋唐之際,除授百官,由門下省政事堂草擬文書經中書舍人進奏畫敕字,然後政事堂出牒公布於外,所以又稱敕牒。宋元沿用此體。又據《資治通鑑》二一O唐景雲元年:唐制,封授三品以上官稱冊授;五品以上稱制授;六品以下稱敕授。

【德音】唐宋兩代,在詔敕之外,還有德音一體,用於頒降恩惠,如同後世所稱的恩詔,旨在戒勵風俗。

【批】從唐代開始,公牘才有批。唐以前只用於私人書信,保王羲之《敬倫帖》末尾書「羲之批」。唐代君主對大臣疏奏的答覆稱為批,又稱為批答。但自從唐太宗答劉泊之後,皆由詞臣代為執筆。唐玄宗曾設置翰林待詔。掌四方批答。唐朝有給事中的官職,他的責任是對詔敕不便於下達的,塗竄而奏還,稱為「塗歸」。下級對於上官的符牒,不便實行的也可以批了意見退還原件,但須是敢言的循吏。後來官府對下級機關的稟啟,也用批或批示答覆,以迄民國。

【判】唐人集中多判詞,文章用駢儷體。唐代貢舉有明法科,考身、言、書、判四事。宋江少虞《宋朝事實類苑》卷三十二《典故沿革》:「大率唐人風俗,自朝廷下至郡縣,決事皆有詞,謂之判。

【堂貼】唐代中書省所下宰相判事文書。

【榜子】唐人用於奏事、通謁。唐陸贄有《榜子集》。這是大臣入覲皇帝時用以奏事的一種文體。宋人稱為札子。唐人亦有將有將布告稱為榜子的,見《太平廣記》四九一所載李公佐《謝小娥傳》:」歲余至潯陽郡,見竹戶上有紙榜子,云:『召傭者』。」

【榜】用木牌懸掛揭示的文書,通作榜。唐宋兩朝節度使初任命,用敕收出示曉諭管內官吏、軍人、僧道、百姓、稱為「布政榜」。元以後廢。宋代亦用於救茺恤民,如拉熹《勸立社倉榜》;或用於保護文化古蹟,如朱熹《洞學榜》。宋代又有「揭示」,用天征賦徭役,後世宣布地方公款收支用「揭示」,韋源於此,清代又有應個人或團體的請求而發的保護權益、維持秩序的布告,稱為「給示」,由官署或呈請人公開張貼。

【咨報】唐代學士院上中書省的公文稱為咨報,見宋江少虞《宋朝事料類苑.詞翰書籍》:「若百司申中書,皆用狀,惟學士院用咨報,產如札子,但當值學士一人押字而已,謂之咨報。此唐學士舊規也。」

【箋啟】唐人以箋啟為上行文之一,任記室的文人多擅長此文體,大都是四六駢儷。

【關】本義是由此以達彼為關,唐代諸司之間自相質問所用的公文體裁之一。宋明仍沿用,清代只有正印官(從布政司到知州、知縣等各級地方長官)對佐貳(通判、州同、縣丞),都司對於府、州、用之。民國後廢。

【刺】本義為達,見《文心雕龍.書記》:「刺者,達也。」《陔余叢考》說:「古人通名,三用削木書字,漢時謂之謁,漢末謂之刺。:即今之名片。但作為公文的一仃不知始於何時。唐書《百官志》上說,諸司相質的文書。除關文與移文而外,尚有刺文,但程式無考。

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宋代開始應用的公文體制

【誥命】自宋代開始,凡是文武官升遷或改任職秩,內外命婦的除授及封敘贈典,均用誥命。明朝制度,三年考績褒揚美德用誥,洪武間一品至五品皆授以誥命六品以下授敕命,清朝仍沿用此制度。這種誥命、敕命的的文字,是預先撰定的四六文體,有固定格式,按品級填寫。

【御札】札,木牘。《中庸》「方策」註:」簡、札、牒、畢,同物而異名,札木簡之薄小者也。」宋代開始成為公文的專用體制,中書省掌宣封命令,如布告、登封、郊祀及發布君主重大號令時用,性質同於詔令。

【敕榜】宋代君主詔令的又一體。用於戒飭、勉勵百官,曉諭軍民。

【答子】答與意義相通,用途稍不同。宋代答子有三種用途:一是群臣百司上殿奏事,有時用答,相當於唐代的榜子。《宋史.范質傳》:「先是宰相見天子議大政事,必命坐面議之,......及質等憚帝英睿,每事輒具答子進呈,......由是奏御多,始廢坐論之禮。」第二種用途是下官上書於上官,如王十朋與趙安撫《乞降祀上虞帝舜廟答子》。第三種用途是上行下的文體,中書指揮事,凡無皇帝降敕的稱答子,和唐代的「堂帖」相類似。諸路帥司指揮所屬部下也用答子。

【故牒】故牒為上司達於下級的文書,自宋迄明清皆有之。故牒二字原用於結尾,意為「特此下牒」,後轉化為專用公文名稱。

【公牒】宋朝六部之間互移文用公牒。

【咨】宋代始用於學士院,初尚不拘形式,略書數語猶如簡帖。日久由簡而繁,面為和移、牒同樣重要的文件。元明清三代地位相等但不屬於同一系統下的同級機關之間的往還,相反,地位相等的敵體機關則用公函而不用咨。

【呈狀】宋代開始使用的一種上行公文。明代應天府及太常寺、欽天監、太醫院、翰林院、光祿寺、太僕寺、提刑、按察司上各部用量狀。清朝只稱呈,經歷、知縣、縣丞、主簿上書於知府用此文體。民國仍沿用。

【申狀】申,伸義,含有申明冤抑和舒陳曲衷的意思。宋時列為公文體制。是下級對上級的指揮措施有不同意見的申述,稱為申狀。如朱熹知南康軍時,反對安撫轉運使使衙轉頒尚書省答子關於將南國移治湖口的牒文,寫了《申免移軍治狀》,備陳四項於民有害於官無利的理由。元時各部對於尚書省,明時縣對於府州、各州對於府以及按察直隸府州上六部皆用申狀,請改稱申文,民國廢。

元明兩代開始應用的公文體制

【答】元朝中書省下行文書,明朝改為答付。各軍都督府對於各衛指揮使,六部對於各衙門,布政使對於所屬衙門行文時都用答付。清。只稱答,民國廢除。

【敕命】明代命官,用敕不用誥,洪武二十六年定六品至七品官的任命,皆授敕命。《清會典》仍沿用此制度。

【下帖】明知州下行文書用下帖,清廢。

【告示】上級指揮下級用示。明代官廳張貼在道路的對於人民昭告事項的文書稱為告示,清仍沿用,民國改為「布告」。

【牌面】元代公文名。一為由朝廷發給作為出差的憑證,驛官及差寂憑以給馬的文書。《元史.兵志》:無牌面而給馬,或有牌面而不給者,皆罪之。二為元代發給有功者的獎牌,謂「降宣敕牌面」。

【勘合】舊時文書加蓋印信,分為兩半,當事雙方各執一半,查驗騎縫半印,作為憑證。明代用於邊戌調遣,有調軍勘合和軍籍勘合。,清代官吏使奉差出京沿途用驛站馬匹,須查駔郵符,亦稱勘合。文官府文簿,編立字號,由上官用關防蓋半印。稱勘合文簿。

【照合】始見於《宋史.河渠書三》,元八年十月:「丙辰,張商英又言:『......乞取索照會』。」至明始以會為公文書的名稱。清朝使用於官廳間文武不相隸屬的雙方,有甲、乙兩式。官階相等用甲式,日期用墨寫,稱為「墨筆照會」;官階懸殊,上對下用乙式,日期用朱寫,稱「朱筆照會」。亦以甲式用於對外國公使、領事。民國只有外交文書用照會。

【題本】明初諸司有急切機務,不得面陳者,許具題本投進。清代沿用至光緒末年改為奏本。

【揭帖】元代公布政收支帳目的文書,明代正式作為文書之名。陳眉公《聞見錄》載:「累朝以來,凡有密奏及奉諭登答者,皆稱為揭帖。......以文淵閣印封緘進御,左右近侍莫能窺也。」似乎只有閣和能使用。但海瑞知淳安時,曾向巡按鄢懋卿上揭帖,揭露其出巡州府,供給奢侈,糜費里甲,怨口嗷嗷,是又不限於大臣可用。晚明又演變為露簡公啟。

【咨呈】始於明代,凡六部行文五軍都督府,各處承宣布政使司行文六部,清各省布政按察上六部皆用咨呈,民國初也曾用過,旋廢。

【牒呈】始於明代,應天府上都司布政司,各府上十衛指揮使按察司,按察司上布政司用之。清代各府行按察司,直隸州知州行知府,府、州、縣佐貳官行府、州、縣等亦用牒呈。民國廢。

【牒上】僅明代有此體制,凡各處守御千戶所兵馬指揮上各府,皆用牒上,其式咨呈略同。

【參評】長官告屬吏的文書,類似古人的「教」明人偶爾用之。

清代開始應用的公文體制

【諭】告之使曉諭也。最早見於《左傳》。漢高祖有人關告諭,但其文已佚。清制,皇帝特降的命令為諭,由於臣下奏請而批覆的文書稱為旨。用於曉諭中外及京官自侍郎以上、外官自知府總兵以上的黜陟調補,統稱上諭。長官告其屬吏也稱為諭,民國機關仍沿用。

【堂諭】清代州縣衙門審斷案件需當場提出處理批示,稱為堂諭。民國初年各縣知事審斷輕微案件仍沿用。後廢。

【札】原義為古代寫字的小木片,清代上級官廳對下級官廳行文飭事、委辦和督催所用。

【牌】清代用於下行的公文。各部行道府以下、府行州、州行縣的文書都用牌,又稱行牌牌文。

【揭】用於道、府、、縣糾參(彈劾)所屬官吏。

【詳】清代始用,副將以下行提督、參將以下行總兵都用詳。又下級官對上級官的報告稱為詳。民初曾一度採用。

【稟】古代受命為稟,見《尚書.說命》:「臣下罔攸稟命」。後來以下對上白事為稟,有失原意。清代下級機關向上級機關的報告文書用詳文,有時不便或不必見於詳文者用稟帖。《儒林外史》第五回:「湯知且把這情由細細寫個稟帖,稟和按察司」,可資參考。人民向官廳陳述事件也用稟帖。

【折】疊也。把所寫的文書摺疊,以便向上遞送,所以稱為折。清代下官向上級有所陳述者用手摺。言於元首用奏摺。

【諭帖】清代長官對下屬六房書吏有所訓示時所用,又稱為傳諭。

民國時期應用的公文體制

民國的公文幾經變革,最後總結為十種,其中有沿前代名稱且用法相近的,如今、咨、批等。本節為了說明這一時代公文體制的特徵,以窺全貌,故未予省略。

【令】中樞機關及省以上機關公布法令、任免官吏有所指揮時用令。民國元年公布的程式中。令有七種:大總統令(法律令、教令、條約令、預算令、任免令),院令,部令,委任令,訓令,指令,處分令。民國三年又分大總統令為策、申告、批四種。一九二九年除保留訓令、指令另為二體外,其餘統一為令。

【訓令】舊政權上級機關對所屬下級機關主動下行的指示性文書,通常是「合行令仰知照,並飭所屬一體遵行」廣泛發送的通令。民國三年曾規定國務卿面奉大總統諭與部院行文書,以「封寄」或「交片」行之,與各地最高級官署行文亦用封寄,後廢。

【批令】上級機關對下級機關呈報或靖示具體問題的批覆文書,用指令。無論有無意見,每件均有指令回復。雖然無意見,亦批「呈悉。此令」或「呈件均悉,件存。此令」。民國初年限於大總統或上級官對下級官有所指揮用指令,而上級官署對下級官署或職官用經。民國三年,又規定「批令」,用於大總統裁答各官署之陳靖事項。

【布告】對於公眾宣布事實或有所勸誡時用之。民國初年,官署對於人民的宣告事項用「下達」。一九二七年改布告為通告。

【任命狀】任命官吏時用之,官吏計有特任官(中央大員)、簡任官(廳長、專員之類)、薦任官(縣長之類)、委任官(科長、科員之類)。

【呈】立法、司法、行政、考試、監察五院對於國民政論,或各院所屬機對各該院,其他下級機關對於直轄上級機關,或人民對於官署有所陳清時用之。又機關內部下級對上司有所申請則用「簽呈」,相當於今日之內部請示報告。民國三年,曾規定一種「咨呈」,用於各部院和各地方最高官署向大總統府政事堂行文。又規定下級官署或職官對於上級官署或長官(以及與之相等的官署或職職官)之陳清報告用「詳」或「密詳」行文。各地方最高官署對於各部院之陳請報告,以「咨陳」上行,來文用「咨」。一九二八年六月廢除「咨呈」、「密詳」、「咨陳」,統一為呈。

【咨】同級機關公文來往時用之。

【公函】不相隸屬的機關(包括非同級)來往公文用公函。亦可用於官署對於人民或人民團體間的來往。

【批】各機關對於人民陳清的事項,分別批准或駁回時用批。

【代電】為遇有急事尚不須以電報傳達時,不論上行、平行、下行均可用「快郵代電」,此項文體格式力求簡單。為公文之一創格

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